La búsqueda de un espacio para tu evento a veces puede significar días o semanas de estrés. Elegir el lugar ideal requiere realizar un proceso de selección en el que debe estar presente el espíritu crítico y estratégico del equipo organizador.
Hemos pensado en ello. Por eso, desde nuestra experiencia preparamos una lista de 10 aspectos que debéis tener en cuenta al momento de elegir un espacio. Seremos claros y concisos, sin rodeos y de frente a lo que nos interesa: ¡crear el evento perfecto y conseguir en efecto “wow”!
1. La ubicación
Quizá este es uno de los puntos más importantes, y dependerá de lo que estáis buscando. Podéis elegir un lugar en el centro de la ciudad, uno cerca del aeropuerto o una hacienda en medio de la naturaleza.
Ninguno de los tres antes mencionados es el ganador, pero si estáis pensando facilitarles la vida a tus asistentes, lo mejor será que elijáis un lugar bien conectado, con estaciones de transporte cercanas, áreas de parking y con diferentes opciones de comercios alrededor.
Sin embargo, la decisión final será tomada teniendo en cuenta tus objetivos y enfoque del evento.
2. Espacios sostenibles
Organizar un evento y cuidar cada detalle de él es importante, pero realizar un evento, cuidar cada detalle y, además, conseguir que sea sostenible tiene doble mérito.
Si sois de aquellas y aquellos que al momento que organizar un evento estáis pensando también en factores medioambientes y sociales, ¡bienvenido a nuestro team!
Al momento de elegir un espacio para tu evento ten en cuenta que la empresa controle y disminuya el consumo de energía, ahorre papel, disminuya el uso de plástico, trate eficientemente los residuos, promueva el reciclaje, tenga una cultura ecoamigable y la promueva entre sus trabajadores.
3. El aforo
Ni desperdiciar espacios que no usaremos ni terminar con la sala a punto de explotar. El aforo está dado para respetarse; por eso, cuando elijas un espacio para tu evento detente a realizar todas las preguntas necesarias acerca de la capacidad.
Si contaréis con un grupo pequeño de personas, no alquiléis una sala con capacidad para grupos grandes. No solo porque desperdiciaréis presupuesto, sino porque un espacio grande con pocas personas no tiene encanto y la emoción se pierde.
Si, por lo contrario, realizaréis un evento grande, sería ideal que dejéis un margen entre el número máximo de invitados y el aforo del local ante la posible confirmación de asistencia de último minuto.
4. Salas anexas
Los espacios contiguos o paralelos a las salas principales te dan la oportunidad de crear un recorrido interesante durante el evento. Por supuesto, la arquitectura y el diseño de cada sala anexa será útil siempre y cuando queráis crear distintos ambientes.
Para mencionar un ejemplo, una de las salas principales de Valkiria Hub Space es la Innohub y alrededor de ella tenemos diversas salas de menor aforo, como la Inno Gallery, la Co lab y el Inno Kube, que pueden ser utilizadas perfectamente para complementar las acciones de tu evento. El truco está en saber combinar.
5. Acceso a pie de calle
Los locales para eventos en Barcelona con acceso a pie de calle, con puertas independientes y de anchura considerable son la mejor opción. No solo porque facilitan la identificación del lugar cuando los asistentes tengan que llegar, sino porque permite tener diversas oportunidades si lo que queréis es crear una entrada mágica y súper creativa.
Un acceso a pie de calle te da la posibilidad de hacer volar tu imaginación y concretar hasta las ideas más inusuales y hacerlas atractivas. Así cautivas a tus asistentes con cada detalle.
Puede parecer un aspecto poco relevante, pero no lo es. Las labores de montaje y desmontaje de nuestro evento serán más eficaces si nos aseguramos de que el espacios que queremos alquilar tenga acceso de carga y descarga para mover todo aquello que necesitamos instalar.
6. Mobiliario
El mobiliario que debes considerar para tus eventos es una parte importante de todo el proceso de organización y, dependiendo de lo que elijas, conseguirás que durante la actividad los asistentes se sientan cómodos o no. Hablar de mobiliario puede incluir desde sillas plegables, sofás, mesas redondas, mesas rectangulares, mesas cuadradas, mesas para catering, tablas de corte para colocar alimentos, pizarras, etc.
Mientras más opciones te ofrezcan, mejores resultados obtendrás. El mobiliario permite amoblar el espacio de acuerdo con tus preferencias y darle tu toque personal al ambiente.
7. Cocina propia
Este aspecto, definitivamente, es un valor agregado al servicio. No todos los espacios para eventos en Barcelona cuentan con cocina propia o tienen un restaurante con buena comida, como Golden & Smith by Valkiria.
A la hora de elegir el espacio para tu evento, si has considerado el servicio de catering durante el desarrollo de las jornadas, es importante que apruebes la calidad de la comida. No está mal hacer una prueba de degustación unos dias antes, así te aseguras de que todo esté delicioso.
8. La arquitectura del lugar
Los locales para eventos pueden tener diferentes estilos y la habilidad está en saber identificarlos. Elegir uno u otro local va a depender del estilo del evento que realizarás. Existen espacios con un aire vintage, modernos, minimalistas y otros más disruptivos con decoraciones urbanas. Existen locales para todos los gustos.
La elección de alguno de ellos está sujeta a las caracteríaitcas de tu evento y a lo que estéis buscando.
9. Personalización del espacio
Cada detalle del evento debe estar incluido en el contrato, como por ejemplo, la libertad de realizar un montaje de acuerdo con tus necesidades y preferencias. Si esta cláusula no está suscrita, será muy dificil que tengas la posibilidad de hacer volar tu creatividad durante la organizacion de tu evento.
10. Exclusividad
Debéis ser consciente de que la exclusividad tiene un precio. Si estáis a cargo de la organización de un evento top, es probable que estéis buscando la mejor experiencia para tus asistentes.
Es posible que el dia de tu evento haya otros espacios alquilados donde también se esté realizando una actividad. Si este sería el caso y necesitáis privacidad al 100%, una buena opción es comunicarlo y solicitar exclusividad.
Por último, antes de realizar tu evento, inspírate, que tu creatividad no tenga límites, contacta con expertos y, finalmente, ¡disfruta de la experiencia!
Podéis escribirnos si tenéis alguna duda.
