Buscar el espacio perfecto para tus eventos puede ser emocionante… o un auténtico quebradero de cabeza si no sabes qué preguntar. Y es que, más allá de que el lugar sea bonito o esté bien ubicado, hay muchos factores que marcarán la diferencia entre un evento correcto y una experiencia realmente memorable.
En Valkiria Hub Space, llevamos más de una década acompañando a empresas de todo tipo en la organización de sus eventos. Y si algo hemos aprendido es que hacer las preguntas adecuadas desde el principio te ahorra tiempo, dinero y sorpresas de última hora.
Aquí te dejamos las 10 preguntas clave que deberías hacer antes de reservar cualquier espacio para tu próximo evento:
1. ¿Está el espacio disponible en la fecha que necesito?
Parece básico, pero es el punto de partida. Confirma la disponibilidad antes de enamorarte del lugar. Y si tienes fechas flexibles, pregunta por opciones que te den mejores condiciones o tarifas.
2. ¿Qué capacidad real tiene el espacio según el tipo de montaje?
No es lo mismo un auditorio con sillas en teatro que una sala con mesas redondas o formato workshop. Asegúrate de preguntar la capacidad real según el montaje que necesitas. En Valkiria, por ejemplo, te asesoramos en la distribución más eficiente según el objetivo de tu evento.
3. ¿Qué equipamiento técnico está incluido?
Este punto es crucial. Pregunta por:
- Pantallas (LED, proyectores, monitores)
- Sistema de sonido (altavoces, micrófonos, mesa de mezclas)
- Iluminación (focos, ambiente, escena)
- Wi-Fi profesional
- Asistencia técnica durante el evento
En Valkiria incluimos pantalla LED de 5×3 m, proyectores HD, micrófonos, altavoces JBL, escenario de palets y técnico de sonido. Porque una buena experiencia necesita también un soporte técnico a la altura.
4. ¿Puedo visitar el espacio antes de decidir?
Siempre es recomendable ver el espacio en persona. Eso te da una idea real de los accesos, la luz, el entorno y la energía del lugar. Un buen proveedor no tendrá problema en agendar una visita previa.
5. ¿El espacio es accesible y está bien comunicado?
Asegúrate de que el lugar esté bien conectado con transporte público, tenga zonas de aparcamiento cercanas y sea fácil de encontrar. En Valkiria estamos en el corazón del 22@ de Poblenou, a solo unos minutos del metro, tranvía y varias líneas de bus.
6. ¿Qué servicios adicionales ofrecen?
Un buen espacio no solo debe alquilarte una sala. Pregunta si pueden ayudarte con: catering, decoración y ambientación, producción técnica, personal de apoyo o coordinación y diseño de la experiencia completa.
En Valkiria podemos encargarnos de todo esto. Trabajamos con proveedores de confianza y diseñamos experiencias llave en mano si lo necesitas.
7. ¿Se pueden personalizar los espacios?
Preguntar si puedes adaptar el espacio a tu marca, montar escenografía, colocar roll-ups o proyectar tu logo es clave para mantener la coherencia visual del evento. Cuanto más versátil sea el lugar, mejor se adaptará a tu storytelling.
8. ¿Cuál es la política de cancelación o cambios?
Imprevistos puede haber. Asegúrate de entender bien cuáles son las condiciones de cancelación, modificación de fechas o ajustes de última hora. Un espacio profesional sabrá ofrecerte opciones razonables y flexibles.
9. ¿Hay personal técnico o de coordinación incluido?
Contar con alguien del equipo del espacio durante el evento es un plus enorme. Esa persona conoce el lugar, los tiempos, la logística… y puede ayudarte a resolver cualquier imprevisto. En Valkiria, siempre tienes a alguien de nuestro equipo contigo durante el evento.
10. ¿Qué tipo de eventos suele acoger el espacio?
Preguntar por eventos anteriores te ayudará a saber si ese espacio está familiarizado con eventos como el tuyo. No es lo mismo una sesión de formación interna que un evento híbrido con 100 asistentes o un afterwork con música en directo. Un lugar con experiencia en distintos formatos, como Valkiria, te sabrá acompañar con criterio y soluciones reales.
En resumen…
Reservar un espacio para tu evento no es solo encontrar una sala bonita. Es asegurarte de que todo lo que necesitas (y lo que aún no sabes que necesitas) esté contemplado. Y eso empieza por hacer las preguntas correctas.
En Valkiria Hub Space te ayudamos desde el primer contacto. Escuchamos tu idea, resolvemos tus dudas y te acompañamos para que tu evento sea profesional, inspirador y fluido de principio a fin.
¿Quieres comprobar si somos el espacio que estás buscando?
Escríbenos. Agendamos una visita y hablamos sin compromiso.
