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El reto de la producción de eventos

La producción de eventos engloba todas las fases de su realización con la finalidad de planificar todos los recursos necesarios para un resultado exitoso. De hecho, se trata del proceso más importante, puesto que sirve para gestionar todos los detalles.

Desde Valkiria Hub Space nos encargamos de crear las mejores experiencias posibles para nuestros clientes, pero nuestro trabajo no sería sin el equipazo que tenemos detrás. Más allá de su profesionalidad, sus capacidades para coordinarse en todo momento permiten que nuestro trabajo cumpla con las expectativas.

¿Qué conlleva producir un evento?

A la hora de organizar un evento es muy importante no jugar a la improvisación, por ello mismo la tarea de producir debe considerarse clave para lograr el objetivo que se desea. En primer lugar, es importante definir qué objetivos quieres cumplir con el evento, y una vez claro, establecer las acciones necesarias para llevarlo a cabo.

La producción de eventos parte de 3 fases:

  • La pre-producción.
  • La producción.
  • La post-producción.

FASE 1: La pre-producción

En esta primera fase los organizadores acuerdan los objetivos del evento, las estrategias, los fines y actividades a realizar, así como los resultados que se esperan obtener, junto al presupuesto y el calendario. La importancia de esta etapa inicial reside en determinar cuáles son las expectativas que tiene el público sobre el evento que queremos realizar, y una vez identificadas, se pasa a decidir los recursos que son necesarios.

La etapa de la pre-producción también se conoce como la del “diseño”, y comprende 6 puntos a tener en cuenta:

  1. Elección del lugar.
  2. Determinación de las fechas y de la duración.
  3. Diseño del programa.
  4. Planificación de las actividades a realizar.
  5. Elaboración del presupuesto.
  6. Adquisición de las infraestructuras y/o equipo técnico.

De entre los puntos anteriores, Valkiria Hub Space pone mucho énfasis a la elección del espacio porque sabemos que es muy importante para poder llevar a cabo las ideas que se tienen en mente.

A la hora de escoger un sitio tenemos que tener en cuenta, no solo su localización, sino también su capacidad y las posibilidades que ofrece para experimentar. Por ello mismo, recientemente el Institute for Futures ha habilitado su propio plató, con chroma incluido, para que los eventos sean de la mejor calidad posible, especialmente los virtuales.

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FASE 2: La producción

La producción del evento es la fase más visible a ojos del público, donde se refleja toda la planificación y el esfuerzo realizado en la pre-producción para que el evento sea único. Es clave, por tanto, la coordinación del equipo técnico y humano para que las actividades del evento se desarrollen de forma eficiente.

El evento en su producción debe reflejar los valores y principios de la marca. Debe hacer que el público lo recuerde como una experiencia diferente al resto y que asocie el conjunto de la celebración con los principios que definen la marca.

Invertir en un equipo técnico es clave para crear una experiencia inmejorable. Además, en tiempos de pandemia la calidad de los equipos audiovisuales es aún más importante, ya que la virtualidad pone el reto de cautivar al público a través del canal visual y auditivo, sin el factor de la presencialidad.

Equipo técnico

La tecnología facilita y enriquece la producción de eventos, pero también hay que pensar en la posibilidad que estos fallen, aunque todos los ensayos hayan salido a la perfección. Por ello, la capacidad de reacción es clave, un fallo en el equipo de sonido, microfonía o iluminación no significa el fin de tu evento, haz que para tus asistentes quede como una anécdota más.

FASE 3: El post- evento

El post-evento es la fase para valorar la ejecución del evento, valorar si los resultados se ajustan a los objetivos planteados inicialmente. Además, esta fase incluye las tareas y actividades de desmontaje y cierre una vez finalizado el evento.

La extracción de datos es fundamental para que sea posible una mejora en la producción de los próximos eventos que realices. Para valorar la experiencia de los asistentes y la repercusión de tu evento puedes hacer encuestas de satisfacción o analizar tus KPI’s, te permitirá ver el resultado real de tu evento.

Estas tres fases son complementarias entre sí, así que para que un evento sea próspero es esencial trabajar al mínimo detalle cada una de ellas.

Si te interesa conocer más sobre eventos puedes visitar el post ‘Invertir en Eventos Virtuales es una excelente opción en 2021’. También te invitamos a ver el ‘tastet’ sobre la producción de eventos en nuestro canal de YouTube.

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